השלב הראשון בתכנון אירוע, פרטי, עסקי או אחר, מתבצע כשאנחנו שוכרים אולם בו הוא אמור להיערך. אחרי שנחליט איפה אנחנו רוצים לערוך את האירוע ונשכור אולם לשם כך, נוכל להתקדם הלאה ולהמשיך תכנון וארגון האירוע. עד אז, הכל יהיה על הנייר ולא נוכל לעשות שום דבר בפועל.
לשמחתנו, אנחנו יכולים למצוא הרבה מאוד אולמות להשכרה המיועדים לצרכים שונים. אנחנו יכולים ליהנות מאולמות המיועדים לאירועים גדולים או קטנים, אירועי שמחות פרטיים או עסקיים, ויש לנו אפשרות למצוא אולמות המיועדים באופן ספציפי לאירועים כגון, כנסים, הרצאות, מפגשים חברתיים, לימודים, תערוכות ועוד.
לכן, השלב הראשון בחיפוש אחר אולמות להשכרה יתבצע בהתאם לאופי האירוע והמטרה שלו. אם נרצה לערוך ברית, בר או בת מצווה, חתונה או כל אירוע פרטי אחר, אז באופן טבעי נחפש אולמות שמתאימים לכך. לעומת זאת, אם אנחנו מעוניינים לערוך אירוע בעל אופי אחר, עסקי, מקצועי, שיווקי, חינוכי וכדומה, אזי שנצטרך לחפש אולמות אחרים, כאלה שיתאימו לכך באופן ספציפי.
אנחנו נעדיף כמובן לשכור אולם חיצוני לאירוע, בשביל שנוכל להזמין כמות גדולה של אורחים, בהתאם לגודל המקום ולצרכים שלנו, וכן ליהנות מכל היתרונות שהמקום מציע לנו, בין אם זה מבחינת המערכות המותקנות בו, דרכי גישה, ואמצעים שונים בהם ניתן להיעזר. בצורה כזו נוכל לייצר אירוע כפי שאנו רוצים, ברמה הגבוהה ביותר שיש.
איך שוכרים אולם בצורה נכונה?
בשביל שנוכל לארגן אירוע בצורה טובה, עלינו כאמור לשכור אולם בשלב הראשון. בשביל שנוכל לעשות זאת בצורה נכונה, עלינו לקבוע פרמטרים רלוונטיים עבורנו, בהתאם לאופי וסגנון האירוע אותו אנחנו מבקשים לערוך.
למשל, אנחנו צריכים להחליט איפה אנו רוצים לערוך את האירוע. זה נכון הן לגבי האזור והיישוב, וזה נכון גם לגבי המיקום הספציפי של האולם. אם נרצה שהוא ימוקם באזור מרכזי ביישוב או בשוליים שלו.
דוגמא נוספת, אנחנו צריכים להחליט כמה מוזמנים ברצוננו להזמין לאירוע, בשביל שנוכל להחליט האם לשכור אולם גדול, בינוני או קטן. עלינו לקחת בחשבון שאל תוך האולם נצטרך להכניס ריהוט וחפצים אחרים שיתפסו מקום. כמו כן, אנחנו צריכים איך לסדר ולארגן אותו, כך שהוא יתאים לקונספט של האירוע.
כיצד משווים בין אולמות?
מאחר ויש לא מעט אולמות להשכרה ביישובים שונים ובכלל, אזי שאנחנו צריכים למצוא דרך איך להשוות ביניהם. הצורה הטובה ביותר, היא לברור כמות מסוימת של אולמות, אליהם אנחנו נגיע פיזית בשביל לבחון אותם ולהחליט האם הם מתאימים לנו.
ייתכן מאוד שאם נמצא אולם מסוים שיתאים לצרכים ולתנאים שעומדים לרשותנו, הרי שאנחנו נחזור אליו שוב בעתיד, אם נידרש לארגן עוד אירוע דומה לזה שאנחנו מארגנים כעת, בין אם הוא פרטי, עסקי או אחר.
